Владельцу бизнеса!

Уважаемый Владелец!

Благодарю Вас за возможность принять участие  в обсуждении проблемы оптимизации  бизнес-процессов вашей компании.

В данном документе описано мое предложение, которое поможет вам выбрать наилучший вариант решения  проблемы и разработать план по проведению исследования и оптимизации бизнес-процессов  вашей компании за короткий срок.

Я предполагаю, что Ваша компания уже пыталась решить проблему описания бизнес-процессов своими силами, однако работа зашла в тупик.

Чтобы решить, что  следует предпринять в этой ситуации, нужно исследовать причины неудачи и проанализировать возможные способы решения проблемы.

Я приведу анализ этой ситуации и обосную свое предложение по решению Вашей задачи – проведение исследования и оптимизации бизнес-процессов командой ваших специалистов под руководством опытного наставника.

Исследуем причины неудачи

Не смотря на отсутствие у нас информации о ходе вашего проекта и трудностях, с которыми вам пришлось столкнуться, я предполагаю  наличие одной или нескольких следующих причин:

  1. С самого начала не было четкого понимания, что именно хотели получить от исследования и в каком виде должен был быть представлен результат, как именно можно было дальше его использовать;
  2. У команды не было методики, которая объясняла бы как прийти к этому результату и готовила базу для дальнейших шагов;
  3. У команды не было опыта в решении подобных задач;
  4. У команды не было лидера проекта или наставника, который вел бы их к цели и четко знал все этапы пути и возможные препятствия;
  5. Возможно, была неудачно подобрана команда;
  6. Было сопротивление процессу исследования на местах, искажение информации;
  7. У членов команды не было времени на эту работу, она шла фоном, вторым планом к основной работе, было совмещение обязанностей, которое вызвало существенный перегруз и снижение мотивации участников;
  8. Не была продумана мотивация участников команды.

Необходимо исключить  данные причины для решения нашей  задачи. Часть из них может быть исключена путем выбора способа  решения задачи.

Способы решения проблемы

Существует три  возможных подхода к решению  вашей задачи. Самостоятельное решение  задачи своей командой. Не смотря на то, что вам не удалось достичь результата этим способом, мы рассмотрим его плюсы и минусы. Решение задачи своей командой под руководством опытного наставника. Усиливает предыдущий подход и может дать отличные результаты. Опытная приглашенная команда может качественно и быстро выполнить проект, но, как правило, стоит дороже.

Своя  команда

Команда формируется  лидером проекта из числа сотрудников  компании или специально отобранных на рынке специалистов. Предполагается, что участники команды имеют определенные навыки описания бизнес-процессов и, возможно, знакомы с предметной областью. Руководство проектом осуществляет лидер проекта, который ставит задачи участникам и преследует цели, поставленные перед ним руководством компании.

Плюсы подхода

  • Фактор доверия, обычно в команду подбираются лояльные компании сотрудники.
  • Такой подход позволяет подтянуть уровень сотрудников, чтобы в дальнейшем возложить на них большую ответственность. Как правило, планируется повышение в должности или горизонтальное перемещение сотрудника в иерархии.
  • Обеспечивается строгая конфиденциальность исследования, предполагается большая сохранность информации об изменениях в тайне, что может дать конкурентное преимущество.
  • Кадры, прошедшие через проект, получают более широкий взгляд на процессы внутри компании, что способствует лучшему пониманию механизмов работы и в целом повышает эффективность.
  • Самые низкие финансовые затраты на проект. Обычно заказчик старается вообще не нести дополнительных затрат, увеличивая нагрузку на сотрудников;

Минусы подхода

  • Отсутствие в команде отработанной технологии получения результата;
  • Отсутствие контроля результатов и соблюдения методологии исследования внешним контролером;
  • Отсутствие у команды опыта в решении подобных задач ведет к непрогнозируемым отклонениям в качестве результата;
  • Необходимость снять с сотрудника текущую нагрузку;
  • Срыв сотрудником сроков и снижение качества текущей работы при совмещении ее с проектом;
  • Низкая скорость работы команды из-за отсутствия опыта и методологии ведения исследования и контроля за ее исполнением;
  • Отсутствие у участников видения проекта в целом и требуемых результатов каждого этапа;
  • Самый высокий уровень рисков и самая большая статистика провала проектов.

Своя  команда под руководством наставника

Команда формируется  лидером проекта, при участии наставника, из числа сотрудников компании или специально отобранных на рынке специалистов. Наставник проводит обучение команды и подготовку среды в компании. Лидер проекта согласует с руководством компании и наставником цели проекта. Лидер проекта и наставник разрабатывают план проекта. Руководство проектом осуществляет лидер проекта, который ставит задачи участникам в соответствии с планом проекта. Наставник наблюдает за ходом проекта и консультирует команду проекта и лидера проекта по возникающим вопросам, а также следит за соблюдением технологии исследования и оптимизации бизнес-процессов.

Плюсы подхода

  • Сохраняются все плюсы работы собственной команды (см. выше);
  • Наставник владеет методологией проведения таких проектов и четко знает этапы и результаты, которые должны быть достигнуты;
  • Методология работ передается заказчику;
  • Не надо верить сторонним консультантам, все проблемы в бизнес-процессах выявляются вашими сотрудниками по методологии наставника;
  • Участники проекта приобретают бесценный опыт и видение всех процессов в компании, в дальнейшем могут быть продвинуты по карьерной лестнице или образовать в компании отдел контролинга;
  • На базе предлагаемой методологии компанией может быть проведена подготовка к сертификации по ИСО;
  • Затраты на проект существенно ниже найма внешней команды консультантов;
  • Качество работ команды гарантируется наставником, требующим четкого соблюдения методологии и консультирующим членов команды по возникающим вопросам;

Минусы подхода

  • Увеличенное, за счет обучения, время на проведение проекта;
  • Средняя скорость работы команды, из-за привыкания к методологии исследования;
  • Необходимость снять с сотрудников текущую нагрузку;
  • Возможная демотивация участников команды при возврате к предыдущим обязанностям (по сравнению с профессиональным ростом и классом решаемых задач);
  • Финансирование проекта включает оплату услуг наставника по обучению и контролю деятельности участников проектной команды (скорее всего эта сумма гораздо меньше потерь от неудавшегося проекта с бесконтрольным участием проектной команды и отсутствием методологии ведения проекта);

Приглашенная команда

Проект выполняется приглашенной командой консультантов с передачей результатов работы по окончании выполнения проекта. Предполагается защита результатов работы перед руководством компании. Возможно сопровождение дальнейших изменений в компании консультантом.

Плюсы подхода

  • Отсутствуют временные затраты на обучение участников команды;
  • Команда владеет методологией проведения исследований;
  • Опытная команда консультантов гарантирует высокое качество и скорость работы в процессе исследования;

Минусы подхода

  • Придется доверять консультантам;
  • Высокая стоимость работ;
  • Опыт консультантов не передается сотрудникам компании;
  • Вероятно в дальнейшем возникновение проблем коммуникации и принятия изменений на этапе внедрения;

Мы рассмотрели  возможные способы решения проблемы, их плюсы и минусы. Далее я бы хотел обосновать наше предложение  по решению вашей задачи.

Предложение по решению вашей  задачи

Мы предлагаем Вам  решать задачу последовательно, начав  с этапа описания существующих бизнес-процессов. Проведение исследования и моделирования  бизнес-процессов мы предлагаем провести командой ваших специалистов под  руководством опытного наставника. Этот подход помогает избежать ошибок, совершенных  командой во время первой попытки  и гарантирует качество работ. При  этом сохраняется приемлемый уровень  цены и обеспечивается передача методологии  и опыта работ внутренней команде.

Полный перечень работ по проекту и смета приведены  ниже:

Однодневный семинар для топ-менеджеров и руководства компании о системном подходе к бизнесу, законах и правилах его развития и функционирования, а также рассказ о подходе и результатах, которые можно получить с его помощью – 35000 рублей (6 астрономических часов, может быть разбит на 2 части)

Тестирование  кандидатов в команду30000 рублей пакет за 6 кандидатов, каждый дополнительный кандидат 3500 рублей.

Обучение  команды методологии исследования и описания бизнес-процессов – 150000 рублей (5 дней по 8 часов).

Сопровождение предпроектного обследования компании заказчика проектной командой и составление плана работ над проектом – бесплатно (2 дня по 8 часов).

Сопровождение этапа исследования и моделирования  бизнес-процессов проектной командой – от 190000 рублей (от 1 месяца):

  • запуск команды в работу, консультирование, обучение на рабочем материале, контроль результатов - 150000 рублей (10 рабочих дней по 4 часа в день)
  • контроль исполнения – 40000 рублей за 4 встречи с командой (каждую пятницу на протяжении 4х недель по 2 часа в день)
  • дальнейший контроль по запросу команды не чаще 1 раза в неделю - 10000 рублей за встречу (не более 3х часов)

Завершение  этапа проекта, контроль результатов и помощь в подготовке и защите отчета по результатам этапа исследования – 30000 рублей (2 дня по 4 часа)

Средняя продолжительность  проекта исследования и моделирования бизнес-процессов – 2,5-3 месяца, возможно увеличение сроков проекта, в зависимости от количества исследуемых процессов.

Общая стоимость – от 435000 рублей. Увеличение стоимости зависит от потребности в консультациях команды на проекте. Потребность определяется лидером проекта и наставником.

Все расчеты не включают НДС, так как нами применяется упрощенная система налогообложения.

Комментирование закрыто.